เมื่อธุรกิจเริ่มส่งเอกสารให้ลูกค้าทางอีเมล คำถามที่ตามมาคือ "e-Tax Invoice คือ อะไร" และ "ใบกำกับภาษีที่เป็นไฟล์ PDF ถือเป็น e-Tax Invoice แล้วหรือยัง" บทความนี้อธิบายภาพรวมจากข้อมูลของกรมสรรพากร เพื่อให้ SME เข้าใจความต่างก่อนตัดสินใจ
e-Tax Invoice คืออะไร
ตามเอกสารของกรมสรรพากร ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) คือ เอกสารที่จัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล ใช้แทนใบกำกับภาษีกระดาษ ส่วน ใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) คือใบรับตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากรที่จัดทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
e tax คือ PDF ธรรมดาหรือเปล่า
ไม่ใช่ ไฟล์ PDF ที่พิมพ์ออกจากโปรแกรมบัญชีหรือโปรแกรมเอกสาร แล้วส่งทางอีเมล ยังไม่ถือเป็น e-Tax Invoice ในความหมายของกรมสรรพากร เว้นแต่จะจัดทำผ่านวิธีที่กรมสรรพากรอนุมัติ เช่น ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt หรือระบบ e-Tax Invoice by Email ซึ่งมีการรับรองความถูกต้องด้วยลายมือชื่อดิจิทัลหรือการประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
2 รูปแบบหลัก: e-Tax Invoice & e-Receipt กับ e-Tax Invoice by Email
| หัวข้อ | e-Tax Invoice & e-Receipt | e-Tax Invoice by Email |
|---|---|---|
| กลุ่มเป้าหมาย (ตามเอกสารสัมมนาของกรมสรรพากร) | ไม่จำกัดขนาดรายได้ | ผู้ประกอบการรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี |
| รูปแบบไฟล์ | XML หรือรูปแบบดิจิทัลที่กำหนด | PDF/A-3 |
| การรับรองเอกสาร | ลายมือชื่อดิจิทัลด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ | ประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ by Email |
| การส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร | ผู้ประกอบการนำส่งข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด | ข้อมูลถูกจัดเก็บเข้าฐานข้อมูลผ่านระบบ |
เงื่อนไขในตารางอ้างอิงจากเอกสารสัมมนาของกรมสรรพากรที่เผยแพร่ก่อนหน้านี้ หลักเกณฑ์อาจมีการปรับปรุง โปรดตรวจสอบเงื่อนไขล่าสุดที่ etax.rd.go.th ก่อนสมัคร
e-Tax Invoice & e-Receipt
เหมาะกับกิจการที่มีระบบงานของตัวเองหรือใช้ผู้ให้บริการที่รองรับ ต้องยื่นคำขอ (แบบ ก.อ.01) มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate) จากผู้ให้บริการออกใบรับรองที่ได้รับการยอมรับ และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรตามรูปแบบและกำหนดเวลาที่กำหนด
e-Tax Invoice by Email
ออกแบบมาให้กิจการขนาดเล็กใช้งานง่ายขึ้น โดยจัดทำใบกำกับภาษีเป็นไฟล์ PDF/A-3 และส่งผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อประทับรับรองเวลา ผู้ใช้ต้องลงทะเบียนใช้งานระบบกับกรมสรรพากรก่อน
ใครใช้ได้ และมีข้อกำหนดอะไรบ้าง
ตามเอกสารของกรมสรรพากร ผู้มีสิทธิยื่นคำขอคือ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม และควรมีความพร้อมดังนี้
- จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว
- มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (สำหรับรูปแบบที่ต้องลงลายมือชื่อดิจิทัล)
- มีระบบควบคุมภายในที่พิสูจน์ได้ว่าเอกสารที่ส่งมอบมีข้อความถูกต้องครบถ้วน
- ระบบงานแสดงได้ว่าไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารโดยไร้ร่องรอย
- ยื่นคำขอ/ลงทะเบียนกับกรมสรรพากรก่อนเริ่มใช้งาน
ผู้ซื้อสามารถตรวจสอบรายชื่อผู้ประกอบการที่ได้รับอนุมัติให้จัดทำ e-Tax Invoice & e-Receipt ได้ที่ระบบ ETAXSEARCH ของกรมสรรพากร
ประโยชน์ของ e-Tax Invoice
เอกสารของกรมสรรพากรสรุปประโยชน์ไว้ ได้แก่
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ในการพิมพ์และจัดส่งเอกสาร
- ลดภาระการจัดเก็บเอกสารกระดาษ
- นำข้อมูลไปประมวลผลต่อ ในระบบสารสนเทศขององค์กรได้สะดวก
- เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มี ความน่าเชื่อถือและผลผูกพันทางกฎหมาย
สรุป
e-Tax Invoice ไม่ใช่แค่ใบกำกับภาษีในรูปไฟล์ แต่เป็นเอกสารที่ต้องจัดทำผ่านวิธีที่กรมสรรพากรอนุมัติ ก่อนเริ่มใช้งานควรศึกษาเงื่อนไขบน etax.rd.go.th ให้ครบ ใน XBalance คุณสามารถออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินเป็นไฟล์ PDF พร้อมโลโก้ ลายเซ็น และตรายาง ได้จากระบบเดียว (เอกสาร PDF ดังกล่าวไม่ใช่ e-Tax Invoice) ดูเพิ่มเติมที่ ฟีเจอร์
บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมายเฉพาะกรณี โปรดตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนตัดสินใจ
ข้อมูล ณ กันยายน 2569
แหล่งอ้างอิง
ข้อจำกัดความรับผิด
บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับกฎหมายภาษีอากรเท่านั้น ไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมายหรือทางบัญชีสำหรับกรณีเฉพาะเจาะจงของกิจการใดกิจการหนึ่ง อัตราภาษี วงเงิน กำหนดเวลา และหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ที่กล่าวถึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง ก่อนนำข้อมูลไปใช้ตัดสินใจ กรุณาตรวจสอบความถูกต้องล่าสุดกับกรมสรรพากร (rd.go.th) หรือปรึกษาผู้สอบบัญชี/ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีของท่าน
