สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือสมุดบัญชีเล่มแรกที่ใช้บันทึกรายการค้าทุกรายการตามลำดับวันที่ที่เกิดขึ้น โดยแต่ละรายการระบุว่าบัญชีใดเดบิต บัญชีใดเครดิต จำนวนเท่าไร และมีคำอธิบายสั้น ๆ กำกับ จากนั้นจึงนำไปผ่านรายการเข้าบัญชีแยกประเภททีละบัญชี
ถ้าเปรียบงานบัญชีเป็นการเล่าเรื่อง สมุดรายวันทั่วไปคือ "บันทึกประจำวัน" ที่บอกว่าวันนี้เกิดอะไรขึ้นกับเงินของกิจการ บทความนี้อธิบายรูปแบบ วิธีบันทึก และตัวอย่างที่ใช้ได้จริง
สมุดรายวันทั่วไป คืออะไร และสำคัญอย่างไร
สมุดรายวันเป็น "สมุดบันทึกรายการขั้นต้น" ทุกรายการที่มีผลต่อสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ หรือค่าใช้จ่าย ต้องผ่านจุดนี้ก่อน ข้อดีคือ
- เห็นรายการครบตามลำดับเวลา ตรวจย้อนหลังได้ง่าย
- แต่ละรายการเดบิตเท่ากับเครดิต จึงจับความผิดพลาดได้ตั้งแต่ต้น
- ใช้อ้างอิงกลับไปยังเอกสารต้นทาง เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือใบสำคัญจ่าย
คู่มือของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าระบุว่าห้างหุ้นส่วนและบริษัทต้องเริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียน และเก็บบัญชีกับเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี สมุดรายวันจึงเป็นส่วนหนึ่งของหลักฐานที่ต้องเก็บ
สมุดรายวันทั่วไปมีช่องอะไรบ้าง
| ช่อง | ใส่อะไร |
|---|---|
| วันที่ | วันที่เกิดรายการ |
| รายการ (ชื่อบัญชีและคำอธิบาย) | ชื่อบัญชีเดบิตก่อน ชื่อบัญชีเครดิตเยื้องเข้าไป แล้วตามด้วยคำอธิบายสั้น ๆ |
| เลขที่บัญชี | รหัสตามผังบัญชี ใส่ตอนผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทแล้ว |
| เดบิต | จำนวนเงินฝั่งเดบิต |
| เครดิต | จำนวนเงินฝั่งเครดิต |
| เลขที่เอกสารอ้างอิง | เลขที่ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือใบสำคัญ |
บันทึกสมุดรายวันทั่วไปอย่างไร
ขั้นตอนที่ใช้ได้กับทุกรายการ
- อ่านเอกสารต้นทาง ให้รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น ใครจ่ายใคร เท่าไร
- ระบุบัญชีที่เกี่ยวข้อง อย่างน้อยสองบัญชี
- ตัดสินว่าบัญชีไหนเดบิต บัญชีไหนเครดิต สินทรัพย์และค่าใช้จ่ายเพิ่มให้เดบิต หนี้สิน ทุน และรายได้เพิ่มให้เครดิต
- ตรวจยอดรวม ว่าเดบิตเท่ากับเครดิตทุกรายการ
- เขียนคำอธิบาย ที่คนอื่นอ่านแล้วเข้าใจ เช่น "ขายสินค้าเงินเชื่อให้ร้าน ก ตามใบกำกับภาษีเลขที่ 001"
ตัวอย่างการบันทึก (ตัวเลขสมมติ)
สมมติกิจการจดทะเบียน VAT และใช้ตัวเลขสมมติ เพื่ออธิบายหลักการ
| วันที่ | รายการ | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|---|
| 1 | เงินสด | 100,000 | |
| ทุน | 100,000 | ||
| (เจ้าของนำเงินมาลงทุน) | |||
| 5 | ซื้อสินค้า | 20,000 | |
| ภาษีซื้อ | 1,400 | ||
| เงินสด | 21,400 | ||
| (ซื้อสินค้าเงินสดตามใบกำกับภาษีของผู้ขาย) | |||
| 12 | ลูกหนี้การค้า | 32,100 | |
| ขายสินค้า | 30,000 | ||
| ภาษีขาย | 2,100 | ||
| (ขายเงินเชื่อ ให้เครดิต 30 วัน) | |||
| 28 | ค่าเช่า | 10,000 | |
| เงินสด | 10,000 | ||
| (จ่ายค่าเช่าเดือนนี้) |
ทุกรายการมีเดบิตรวมเท่ากับเครดิตรวม รายการที่มีสามบัญชีขึ้นไปเรียกว่า "รายการรวม" ก็บันทึกได้ตามปกติ
หมายเหตุ: ตัวอย่างค่าเช่าในตารางยังไม่รวมเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย ถ้ากิจการเป็นนิติบุคคลที่จ่ายค่าเช่า ให้ดูหลักเกณฑ์ใน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คืออะไร
สมุดรายวันทั่วไป ต่างจากสมุดรายวันเฉพาะอย่างไร
กิจการที่มีรายการซ้ำ ๆ จำนวนมาก มักแยกสมุดรายวันเฉพาะออกมา เช่น สมุดรายวันขาย สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันรับเงิน และสมุดรายวันจ่ายเงิน รายการที่ไม่เข้าเล่มเฉพาะจึงค่อยบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป
| ประเด็น | สมุดรายวันทั่วไป | สมุดรายวันเฉพาะ |
|---|---|---|
| ใช้กับรายการ | ทุกประเภท หรือรายการที่ไม่เข้าเล่มเฉพาะ | รายการประเภทเดียวที่เกิดบ่อย |
| เหมาะกับ | กิจการเล็ก รายการไม่มาก | กิจการที่มีรายการขายซื้อจำนวนมาก |
| การผ่านรายการ | ผ่านทีละรายการ | ผ่านยอดรวมได้เป็นงวด |
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- บันทึกจากความจำ ไม่มีเอกสารอ้างอิง
- เดบิตไม่เท่าเครดิตเพราะลืมบัญชีภาษีซื้อหรือภาษีขาย
- ใช้ชื่อบัญชีไม่ตรงกับผังบัญชี ทำให้รวมยอดผิดเล่ม
- แก้ตัวเลขทับรายการเดิม แทนการบันทึกรายการปรับปรุงหรือรายการกลับบัญชี
ทำสมุดรายวันอัตโนมัติด้วย XBalance
ใน XBalance เอกสารขาย ซื้อ การรับชำระ และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่ลงบัญชีแล้วจะกลายเป็นสมุดรายวันที่เดบิตเท่ากับเครดิตเสมอ รายการที่บันทึกแล้วจะไม่ถูกแก้เงียบ ๆ การแก้ไขทำด้วยรายการกลับบัญชีที่อ้างถึงรายการเดิม และดูบัญชีแยกประเภทกับงบทดลองต่อได้ทันที เริ่มได้ด้วยแพ็กเกจฟรีตลอดชีพ ดูที่ ราคา
สรุป
สมุดรายวันทั่วไปคือจุดเริ่มของทุกรายการบัญชี บันทึกจากเอกสารต้นทาง ตามลำดับวันที่ ให้เดบิตเท่ากับเครดิตทุกครั้ง และเขียนคำอธิบายที่คนอื่นอ่านแล้วเข้าใจ แล้วการทำบัญชีแยกประเภทและงบทดลองจะง่ายขึ้นมาก
XBalance ช่วยจัดระบบข้อมูลและเอกสาร แต่ไม่ใช่การให้คำปรึกษาทางภาษีหรือบัญชี กรณีเฉพาะควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญภาษีของคุณ ข้อมูล ณ ตุลาคม 2569
