วิธีออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง ทีละขั้นตอน พร้อมข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

การออกใบกำกับภาษีดูเป็นงานประจำที่ไม่ซับซ้อน แต่ถ้าผิดเพียงจุดเดียว เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือสาขาของลูกค้า ลูกค้าอาจใช้ใบนั้นเป็นภาษีซื้อไม่ได้ และต้องย้อนกลับมาขอให้แก้

บทความนี้สรุปขั้นตอนการออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย วิธียกเลิกและออกใบใหม่ตามแนวทางของกรมสรรพากร และระยะเวลาเก็บเอกสาร

ก่อนเริ่ม: ใครออกใบกำกับภาษีได้

เฉพาะ ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เท่านั้นที่ออกใบกำกับภาษีได้ ถ้ายังไม่ได้จดทะเบียน VAT ห้ามออกเอกสารที่ใช้ชื่อว่า "ใบกำกับภาษี"

ออกใบกำกับภาษี ทีละขั้นตอน

ขั้นที่ 1: ขอข้อมูลลูกค้าให้ครบ

ขอชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก และถ้าลูกค้าจดทะเบียน VAT ให้ถามด้วยว่าเป็นสำนักงานใหญ่หรือสาขาที่เท่าไร ควรขอสำเนาใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ของลูกค้ามาเทียบ

ขั้นที่ 2: ใส่ข้อมูลผู้ขายให้ตรงกับใบทะเบียน

ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของกิจการต้องตรงกับที่จดทะเบียน และระบุ "สำนักงานใหญ่" หรือ "สาขาที่ ..." ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 199)

ขั้นที่ 3: ใส่หัวเอกสารและเลขที่

เขียนคำว่า "ใบกำกับภาษี" ในตำแหน่งที่เห็นชัด และรันเลขที่เอกสารต่อเนื่อง ไม่ข้าม ไม่ซ้ำ

ขั้นที่ 4: ใส่รายการสินค้าหรือบริการ

ระบุชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่า แล้ว แยกจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มออกจากมูลค่าให้ชัด อัตราปัจจุบันคือ 7% ตามพระราชกฤษฎีกาที่ขยายเวลาการลดอัตรา (ฉบับที่ 807 พ.ศ. 2569 ขยายถึงวันที่ 30 กันยายน 2570)

ขั้นที่ 5: ลงวันที่ให้ตรงกับจุดความรับผิด

มาตรา 86 กำหนดให้ออกใบกำกับภาษีทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้น เช่น การขายสินค้าโดยทั่วไปคือเมื่อส่งมอบสินค้า การให้บริการโดยทั่วไปคือเมื่อได้รับชำระค่าบริการ

ขั้นที่ 6: ส่งต้นฉบับ เก็บสำเนา และลงรายงาน

ส่งต้นฉบับให้ลูกค้า เก็บสำเนาไว้ และบันทึกลงรายงานภาษีขายของเดือนนั้น

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

| ข้อผิดพลาด | ผลที่อาจเกิด | วิธีป้องกัน | |---|---|---| | เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้าผิดหรือไม่ครบ 13 หลัก | ลูกค้าอาจใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้ | ตรวจกับ ภ.พ.20 ของลูกค้า | | ไม่ระบุหรือระบุสาขาผิด | ข้อมูลไม่ตรงตามประกาศฯ ฉบับที่ 199 | ถามลูกค้าทุกครั้งว่าใช้สาขาใด | | ไม่มีคำว่า "ใบกำกับภาษี" | ขาดรายการตามมาตรา 86/4 (1) | ใช้เทมเพลตที่มีหัวเอกสารชัดเจน | | ไม่แยกยอด VAT | ขาดรายการตามมาตรา 86/4 (6) | ให้ระบบคำนวณแยกให้ | | ชื่อบริษัทลูกค้าสะกดผิด | อาจถือว่าข้อความไม่ถูกต้องในสาระสำคัญ | คัดลอกจากเอกสารทางการของลูกค้า | | ออกใบช้ากว่าจุดความรับผิด | อาจมีภาระเบี้ยปรับหรือโทษ | ตั้งขั้นตอนออกใบทันทีเมื่อส่งของหรือรับเงิน |

ออกผิดแล้ว ยกเลิกและออกใบใหม่อย่างไร

ถ้าใบกำกับภาษีมีข้อความผิดในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ เอกสารแนะนำของกรมสรรพากรเรื่อง "การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม เพื่อออกฉบับใหม่" วางขั้นตอนไว้ดังนี้

1. เรียกคืนต้นฉบับเดิม จากลูกค้า แล้วประทับตราว่า "ยกเลิก" หรือขีดฆ่า และเก็บรวมไว้กับสำเนา
2. ออกใบใหม่ด้วยเลขที่ใหม่ แต่ลงวันเดือนปีให้ตรงกับใบกำกับภาษีฉบับเดิม
3. ใส่หมายเหตุ ในใบใหม่ว่า "เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ … เล่มที่ …"
4. ถ้าลูกค้าต้องเก็บหลักฐาน ให้ลูกค้าถ่ายสำเนาต้นฉบับเดิมเก็บไว้ แล้วส่งต้นฉบับคืนผู้ขาย
5. บันทึกการยกเลิกในรายงานภาษีขาย ตามที่เอกสารของกรมสรรพากรกำหนด

กรณีใบกำกับภาษีหาย หรือชำรุด

ถ้าต้นฉบับสูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ และลูกค้าขอให้ออกให้ใหม่ ให้ออก ใบแทน ตามมาตรา 86/12 และประกาศอธิบดีฯ (ฉบับที่ 36) ขั้นตอนโดยสรุปคือ ถ่ายภาพใบกำกับภาษีฉบับเดิม แล้วบันทึกลงบนภาพถ่ายนั้นว่า ใบแทนออกให้ครั้งที่เท่าไร วันที่ออกใบแทน สาเหตุโดยย่อ และลงลายมือชื่อผู้ออก จากนั้นบันทึกข้อความเดียวกันไว้หลังสำเนาของตน และลงรายงานภาษีขายของเดือนที่ออกใบแทน

ต้องเก็บใบกำกับภาษีกี่ปี

มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนเก็บรักษารายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบการลงรายงาน ไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ขีดฆ่าแก้ข้อความบนใบกำกับภาษีแล้วเซ็นกำกับได้ไหม ตอบ: ถ้าผิดในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ ควรยกเลิกและออกใบใหม่ตามขั้นตอนของกรมสรรพากร ไม่ควรแก้บนใบเดิม

ถาม: ใบใหม่ที่ออกแทนใบที่ยกเลิก ต้องลงวันที่วันไหน ตอบ: ตามเอกสารแนะนำของกรมสรรพากร ให้ลงวันเดือนปีตรงกับใบกำกับภาษีฉบับเดิม แต่ใช้เลขที่ใหม่

ถาม: ใบแทนต่างจากการยกเลิกและออกใบใหม่อย่างไร ตอบ: ใบแทนใช้เมื่อต้นฉบับหาย ถูกทำลาย หรือชำรุด แต่ข้อมูลเดิมถูกต้อง ส่วนการยกเลิกและออกใบใหม่ใช้เมื่อข้อความในใบเดิมผิดในสาระสำคัญ

สรุป

ออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องได้ด้วยการตรวจข้อมูลลูกค้าก่อนออก ใช้เทมเพลตที่มีรายการครบ และลงวันที่ตามจุดความรับผิด ถ้าออกผิดแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนยกเลิกของกรมสรรพากร และเก็บเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปี

ใน XBalance คุณสามารถออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ได้จากระบบเดียว มีเทมเพลต PDF หลายแบบที่ใส่โลโก้ ลายเซ็น และตรายางได้ พร้อมคำนวณ VAT 7% ให้ ดูแพ็กเกจได้ที่ ราคา

บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมายเฉพาะกรณี โปรดตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนตัดสินใจ

ข้อมูล ณ กันยายน 2569

แหล่งอ้างอิง

• การยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม เพื่อออกฉบับใหม่ – กรมสรรพากร
• การออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ – กรมสรรพากร
• ประกาศอธิบดีฯ เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 199) – กรมสรรพากร
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 87–90 – กรมสรรพากร

ข้อจำกัดความรับผิด

บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับกฎหมายภาษีอากรเท่านั้น ไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมายหรือทางบัญชีสำหรับกรณีเฉพาะเจาะจงของกิจการใดกิจการหนึ่ง อัตราภาษี วงเงิน กำหนดเวลา และหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ที่กล่าวถึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง ก่อนนำข้อมูลไปใช้ตัดสินใจ กรุณาตรวจสอบความถูกต้องล่าสุดกับกรมสรรพากร (rd.go.th) หรือปรึกษาผู้สอบบัญชี/ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีของท่าน