เลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำหรับ SME ไทย: เช็กลิสต์ที่ต้องดู

ธุรกิจในไทยมีเอกสารและภาษีเฉพาะ เช่น ใบกำกับภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และภาษีหัก ณ ที่จ่าย โปรแกรมที่ออกแบบมาสำหรับตลาดอื่นอาจไม่รองรับรูปแบบเหล่านี้ครบ ทำให้ต้องแก้เอกสารเองภายหลัง

1. เอกสารภาษีแบบไทยครบถ้วน

• ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน
• หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
• รันเลขที่เอกสารต่อเนื่อง และแสดงเลขประจำตัวผู้เสียภาษีได้

2. รองรับ VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย

• คำนวณ VAT อัตราปัจจุบัน 7% ตามพระราชกฤษฎีกาที่ขยายเวลา และปรับอัตราได้หากมีการเปลี่ยนแปลง
• เลือกราคาแบบรวม VAT หรือแยก VAT ได้
• คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามประเภทเงินได้
• สรุปข้อมูลภาษีขาย/ภาษีซื้อ ช่วยเตรียมยื่น ภ.พ.30 ซึ่งผู้จดทะเบียน VAT ต้องยื่นทุกเดือน

3. เทมเพลตเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพ

• ใส่โลโก้ ลายเซ็น และตรายางได้
• มีเทมเพลตหลายแบบ ส่งออกเป็น PDF ได้

4. ผู้ใช้หลายคนและการกำหนดสิทธิ์

• เพิ่มผู้ใช้ได้ เช่น เจ้าของ ฝ่ายขาย นักบัญชี
• กำหนดสิทธิ์ว่าใครดู สร้าง แก้ไข หรือลบเอกสารได้
• มีบันทึกการเปลี่ยนแปลง เพื่อตรวจสอบย้อนหลัง

5. ความปลอดภัยของข้อมูลและ PDPA

ข้อมูลลูกค้าในเอกสาร เช่น ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร เป็นข้อมูลส่วนบุคคลภายใต้ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) มาตรา 37 (1) กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย การเข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลโดยมิชอบ ดังนั้นควรถามผู้ให้บริการว่า

• เข้ารหัสการรับส่งข้อมูล (HTTPS) หรือไม่
• มีการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงและบันทึกการใช้งานหรือไม่
• มีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่ชัดเจนหรือไม่

6. สำรองข้อมูลและส่งออกข้อมูลได้

• มีการสำรองข้อมูลสม่ำเสมอ
• ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ (เช่น Excel/CSV/PDF) ได้ ไม่ถูกผูกติดกับระบบเดียว

7. ภาษาไทยและการใช้งานง่าย

• หน้าจอและเอกสารเป็นภาษาไทย รองรับวันที่แบบ พ.ศ.
• ใช้งานบนมือถือได้ มีช่องทางติดต่อฝ่ายช่วยเหลือเป็นภาษาไทย

เอกสารสามใบนี้มักสับสนกัน เพราะใช้ในขั้นตอนการเก็บเงินต่อเนื่องกัน

หน้าที่ออกใบรับตามประมวลรัษฎากร

ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 กำหนดให้ผู้รับเงินต้องออกใบรับให้ผู้จ่ายเงินทันทีทุกคราวที่รับเงิน ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องหรือไม่ เมื่อยอดรับชำระแต่ละครั้งเกินจำนวนที่อธิบดีกำหนด (สำหรับผู้จดทะเบียน VAT กฎหมายกำหนดเพดานไว้ไม่เกินหนึ่งพันบาท) ส่วน มาตรา 105 ทวิ กำหนดให้ทำต้นขั้วหรือสำเนาใบรับและ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันออกใบรับ และใบรับต้องมีข้อความอย่างน้อย ได้แก่

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
• ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
• เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
• วัน เดือน ปี ที่ออกใบรับ
• จำนวนเงินที่รับ
• ชนิด ชื่อ จำนวน และราคาสินค้า ในกรณีที่กฎหมายกำหนด

นอกจากนี้ มาตรา 105 ยังระบุว่า ผู้จดทะเบียน VAT ที่ออกใบกำกับภาษีซึ่งมีข้อความแสดงว่าได้รับเงินแล้ว สามารถใช้ใบกำกับภาษีนั้นเป็นใบรับได้ จึงเห็นเอกสารแบบ "ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี" อยู่บ่อย ๆ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดีสำหรับ SME ไทยควรรองรับเอกสารภาษีไทย VAT และหัก ณ ที่จ่าย มีระบบสิทธิ์ผู้ใช้ ดูแลข้อมูลอย่างปลอดภัย และส่งออกข้อมูลได้ ใน XBalance คุณสามารถออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) พร้อมเทมเพลต PDF ที่ใส่โลโก้ ลายเซ็น และตรายางได้จากระบบเดียว ดูรายละเอียดที่ ฟีเจอร์ และ ราคา

บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมายเฉพาะกรณี โปรดตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนตัดสินใจ

ข้อมูล ณ กันยายน 2569

• กรมสรรพากร - ประมวลรัษฎากร มาตรา 103-129
• ราชกิจจานุเบกษา - พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
• กรมพลศึกษา - แนวปฏิบัติผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (มาตรา 37)
• กรมสรรพากร - ภาษีมูลค่าเพิ่ม (อินโฟกราฟิก SMEs)

บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับกฎหมายภาษีอากรเท่านั้น ไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมายหรือทางบัญชีสำหรับกรณีเฉพาะเจาะจงของกิจการใดกิจการหนึ่ง อัตราภาษี วงเงิน กำหนดเวลา และหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ที่กล่าวถึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง ก่อนนำข้อมูลไปใช้ตัดสินใจ กรุณาตรวจสอบความถูกต้องล่าสุดกับกรมสรรพากร (rd.go.th) หรือปรึกษาผู้สอบบัญชี/ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีของท่าน