ใบเสนอราคา คืออะไร พร้อมตัวอย่างและแบบฟอร์มที่ควรมี

ธุรกิจ SME ส่วนใหญ่เริ่มปิดการขายด้วยเอกสารใบเดียว คือ ใบเสนอราคา (Quotation) ถ้าใบเสนอราคาเขียนชัด ลูกค้าก็ตัดสินใจได้เร็ว และช่วยลดข้อโต้แย้งเรื่องราคาหรือขอบเขตงานภายหลังได้มาก

บทความนี้อธิบายว่าใบเสนอราคาคืออะไร ต้องมีรายการอะไรบ้าง ควรกำหนดอายุนานเท่าไร และควรเลือกใช้แบบฟอร์ม Excel หรือโปรแกรมดี

ใบเสนอราคา คืออะไร

ใบเสนอราคาคือเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้าก่อนตกลงซื้อขาย เพื่อแจ้งว่าจะขายสินค้าหรือให้บริการอะไร ในราคาเท่าไร และภายใต้เงื่อนไขใด

ใบเสนอราคาเป็นเอกสารทางการค้า ไม่ใช่ใบกำกับภาษี ตามประมวลรัษฎากรจึงนำไปใช้เป็นหลักฐานภาษีซื้อหรือภาษีขายไม่ได้ เมื่อขายจริงแล้ว ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มยังต้องออกใบกำกับภาษีตามมาตรา 86 และ 86/4 แยกต่างหาก

ลำดับเอกสารที่พบบ่อยคือ ใบเสนอราคา → ใบสั่งซื้อ (PO) จากลูกค้า → ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล → ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสนอราคาต้องมีอะไรบ้าง

กฎหมายไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มใบเสนอราคาไว้ตายตัว แต่ใบเสนอราคาที่ดีควรมีข้อมูลต่อไปนี้

ข้อมูลผู้ขายและลูกค้า

• ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
• ชื่อลูกค้า ที่อยู่ และชื่อผู้ติดต่อ
• เลขที่ใบเสนอราคาและวันที่ออกเอกสาร

รายละเอียดสินค้าหรือบริการ

• ชื่อสินค้าหรือบริการ พร้อมรายละเอียดหรือสเปก
• จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย และส่วนลด
• ยอดรวมก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมสุทธิ

เงื่อนไขการขาย

• กำหนดยืนราคา (อายุใบเสนอราคา)
• เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น มัดจำ หรือจ่ายภายในกี่วัน
• ระยะเวลาส่งมอบ และการรับประกัน
• ช่องลงนามของผู้เสนอราคา และช่องให้ลูกค้าลงนามอนุมัติ

เรื่อง VAT: อัตราที่ใช้ในปัจจุบันคือ 7% ตามพระราชกฤษฎีกาที่ขยายเวลาการลดอัตรา ฉบับล่าสุดคือพระราชกฤษฎีกา (ฉบับที่ 807) พ.ศ. 2569 ซึ่งขยายเวลาไปถึงวันที่ 30 กันยายน 2570 ถ้าใบเสนอราคาของคุณมีอายุยาว ควรระบุว่าราคานี้รวมหรือยังไม่รวม VAT ให้ชัด และระบุว่าภาษีจะคิดตามอัตราที่ใช้ในวันที่ขายจริง

ควรกำหนดอายุใบเสนอราคากี่วัน

กฎหมายไม่ได้กำหนดจำนวนวันไว้ ธุรกิจจึงกำหนดเองได้ตามความผันผวนของต้นทุน เช่น

• สินค้าที่ราคาวัตถุดิบขึ้นลงบ่อย ควรกำหนดอายุสั้น
• งานบริการที่ต้นทุนค่อนข้างคงที่ กำหนดอายุนานขึ้นได้

สิ่งสำคัญคือต้องเขียนให้ชัด เช่น "ยืนราคาภายใน 30 วันนับจากวันที่ในเอกสาร" ถ้าไม่เขียนไว้ ลูกค้าอาจเข้าใจว่าราคายังใช้ได้อยู่ แม้เวลาจะผ่านไปนานแล้ว

ใบเสนอราคามีผลผูกพันเมื่อไร

ตามหลักทั่วไปของกฎหมายแพ่งว่าด้วยสัญญา สัญญาเกิดขึ้นเมื่อ "คำเสนอ" ของฝ่ายหนึ่งตรงกับ "คำสนอง" ของอีกฝ่าย ใบเสนอราคาที่ระบุรายละเอียดและราคาชัดเจนอาจถือเป็นคำเสนอได้ และถ้าลูกค้าตอบรับตามเงื่อนไขเดิมภายในเวลาที่กำหนด เช่น ลงนามอนุมัติหรือส่ง PO ตามใบเสนอราคา ก็อาจเกิดข้อผูกพันระหว่างกันได้

ในทางปฏิบัติ ควรทำสิ่งต่อไปนี้

• ระบุกำหนดยืนราคาทุกครั้ง
• ถ้าลูกค้าขอแก้ราคาหรือเงื่อนไข ให้ออกใบเสนอราคาฉบับใหม่ (Revision) แทนการแก้ด้วยวาจา
• เก็บหลักฐานการอนุมัติ เช่น ใบเสนอราคาที่ลงนามแล้ว หรืออีเมลยืนยัน
• งานมูลค่าสูงหรือซับซ้อน ควรทำสัญญาแยก และปรึกษานักกฎหมาย

เช็กลิสต์ก่อนส่งใบเสนอราคา

| รายการตรวจ | ✔ | |---|---| | ชื่อ ที่อยู่ ลูกค้าถูกต้อง | ☐ | | เลขที่เอกสารไม่ซ้ำกับฉบับก่อน | ☐ | | รายละเอียดสินค้า/บริการและจำนวนตรงกับที่ลูกค้าขอ | ☐ | | คำนวณส่วนลด VAT และยอดสุทธิถูกต้อง | ☐ | | ระบุว่าราคารวมหรือไม่รวม VAT | ☐ | | มีกำหนดยืนราคา เงื่อนไขชำระเงิน และส่งมอบ | ☐ | | มีลายเซ็นผู้มีอำนาจ และโลโก้/ตราบริษัท (ถ้ามี) | ☐ |

ใบเสนอราคา Excel ฟรี หรือใช้โปรแกรมดี

แบบฟอร์มใบเสนอราคา Excel ฟรี เหมาะกับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มและออกเอกสารไม่บ่อย ข้อดีคือไม่มีค่าใช้จ่ายและปรับแก้ได้ง่าย ข้อเสียคือ

• สูตรคำนวณเสียได้ถ้ามีคนแก้เซลล์ผิด
• เลขที่เอกสารต้องรันเองจึงซ้ำได้ง่าย
• ต้องคัดลอกข้อมูลไปทำใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีใหม่ทุกครั้ง
• ค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ยากเมื่อไฟล์เยอะขึ้น

โปรแกรมออกเอกสาร เหมาะเมื่อออกใบเสนอราคาหลายใบต่อเดือน เพราะระบบรันเลขที่ให้อัตโนมัติ คำนวณ VAT ให้ และแปลงใบเสนอราคาที่ลูกค้าอนุมัติแล้วเป็นเอกสารขั้นถัดไปได้โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ใบเสนอราคาใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม ตอบ: ไม่ได้ ใบเสนอราคาเป็นเพียงเอกสารเสนอขาย เมื่อขายจริง ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ต้องออกใบกำกับภาษีที่มีรายการครบตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร

ถาม: ต้องมีลายเซ็นในใบเสนอราคาไหม ตอบ: กฎหมายไม่ได้บังคับ แต่ควรมีลายเซ็นผู้มีอำนาจ เพื่อให้ลูกค้ามั่นใจ และมีช่องให้ลูกค้าลงนามอนุมัติเพื่อเก็บเป็นหลักฐาน

ถาม: ถ้าต้องการแก้ราคาหลังส่งใบเสนอราคาไปแล้ว ทำอย่างไร ตอบ: ควรออกใบเสนอราคาฉบับแก้ไขที่มีเลขอ้างอิงหรือเลข Revision ใหม่ และแจ้งลูกค้าว่าฉบับเดิมยกเลิกแล้ว เพื่อไม่ให้สับสนว่าใช้ราคาใด

สรุป

ใบเสนอราคาที่ดีควรมีข้อมูลครบ ตัวเลขถูกต้อง และเขียนเงื่อนไขชัด โดยเฉพาะกำหนดยืนราคาและเงื่อนไขชำระเงิน

ใน XBalance คุณสามารถออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงิน ได้จากระบบเดียว มีเทมเพลต PDF หลายแบบที่ใส่โลโก้ ลายเซ็น และตรายางได้ พร้อมคำนวณ VAT 7% ให้ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ ฟีเจอร์ และ ราคา

บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมายเฉพาะกรณี โปรดตรวจสอบกับกรมสรรพากรหรือผู้เชี่ยวชาญก่อนตัดสินใจ

ข้อมูล ณ กันยายน 2569

แหล่งอ้างอิง

• คู่มือใบกำกับภาษี – กรมสรรพากร
• ประมวลรัษฎากร มาตรา 85–86 – กรมสรรพากร
• พระราชกฤษฎีกา (รวมฉบับลดอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม) – กรมสรรพากร

ข้อจำกัดความรับผิด

บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับกฎหมายภาษีอากรเท่านั้น ไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมายหรือทางบัญชีสำหรับกรณีเฉพาะเจาะจงของกิจการใดกิจการหนึ่ง อัตราภาษี วงเงิน กำหนดเวลา และหลักเกณฑ์ต่าง ๆ ที่กล่าวถึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง ก่อนนำข้อมูลไปใช้ตัดสินใจ กรุณาตรวจสอบความถูกต้องล่าสุดกับกรมสรรพากร (rd.go.th) หรือปรึกษาผู้สอบบัญชี/ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีของท่าน