บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า คือการจดเงินที่ร้านได้รับและจ่ายออกในแต่ละวัน แยกตามประเภท เพื่อให้รู้ว่าร้านมีกำไรจริงเท่าไร เงินหายไปกับอะไร และมีหลักฐานพร้อมเมื่อต้องยื่นภาษี สำหรับร้านที่เจ้าของเป็นบุคคลธรรมดา เงินได้จากการค้าขายเป็นเงินได้ตามมาตรา 40(8) และถ้าเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง ต้องมีหลักฐานพิสูจน์ได้
บทความนี้แสดงวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายแบบที่ร้านเล็กทำได้จริง พร้อมตัวอย่างและเช็กลิสต์
ทำไมร้านค้าต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย
- รู้กำไรจริง ยอดขายสูงไม่ได้แปลว่ากำไรดี ถ้าต้นทุนและค่าใช้จ่ายสูงตาม
- คุมเงินสด รู้ว่าเงินในลิ้นชักควรมีเท่าไร
- ยื่นภาษีได้ถูก พระราชกฤษฎีกา (ฉบับที่ 11) ให้เงินได้ 40(8) จากการค้าหลายประเภทหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาได้ร้อยละ 60 หรือเลือกหักตามความจำเป็นและสมควร ซึ่งต้องมีหลักฐาน
- รู้ว่าเมื่อไรต้องจด VAT กรมสรรพากรกำหนดให้กิจการที่รายรับเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีต้องจดทะเบียนภายใน 30 วัน
บัญชีรายรับรายจ่ายควรมีช่องอะไรบ้าง
| ช่อง | ใส่อะไร |
|---|---|
| วันที่ | วันที่รับหรือจ่ายเงิน |
| รายการ | ขายหน้าร้าน ซื้อสินค้าเข้าร้าน ค่าไฟ |
| ประเภท | รายรับ / ต้นทุนสินค้า / ค่าใช้จ่ายร้าน / ส่วนตัว |
| ช่องทาง | เงินสด โอน บัตร |
| รายรับ | จำนวนเงิน |
| รายจ่าย | จำนวนเงิน |
| หลักฐาน | เลขที่ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือรูปบิล |
แยกช่อง "ส่วนตัว" ไว้ด้วย เพื่อไม่ให้เงินที่เจ้าของหยิบไปใช้ปนกับค่าใช้จ่ายร้าน
ข้อควรระวัง: เงินที่เจ้าของหยิบไปใช้ส่วนตัวไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของร้าน ควรจดแยกเป็นรายการส่วนตัวทุกครั้ง ไม่เช่นนั้นกำไรของร้านจะดูต่ำกว่าความจริง
ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายร้านขายของชำ (ตัวเลขสมมติ)
| วันที่ | รายการ | ประเภท | รายรับ | รายจ่าย |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ขายหน้าร้านทั้งวัน | รายรับ | 8,000 | |
| 1 | ซื้อสินค้าจากร้านส่ง | ต้นทุนสินค้า | 5,000 | |
| 2 | ขายหน้าร้านทั้งวัน | รายรับ | 7,500 | |
| 3 | ค่าน้ำแข็งและถุง | ค่าใช้จ่ายร้าน | 300 | |
| 5 | เจ้าของเบิกใช้ส่วนตัว | ส่วนตัว | 2,000 | |
| 10 | ค่าไฟร้าน | ค่าใช้จ่ายร้าน | 1,800 |
สรุปช่วงนี้: รายรับ 15,500 บาท ต้นทุนและค่าใช้จ่ายร้าน 7,100 บาท กำไรจากการค้า 8,400 บาท ส่วนเงินที่เจ้าของเบิก 2,000 บาทไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของร้าน
ทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างไรให้ไม่พลาด
- แยกบัญชีธนาคารของร้าน ให้เงินโอนจากลูกค้าเข้าบัญชีร้านเท่านั้น
- ปิดยอดเงินสดทุกวัน นับเงินในลิ้นชักเทียบกับยอดขาย
- เก็บบิลทุกใบ ถ่ายรูปบิลที่เป็นกระดาษความร้อนไว้ด้วย เพราะตัวหนังสือจางเร็ว
- สรุปทุกสิ้นเดือน รวมรายรับ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย และดูแนวโน้มเทียบเดือนก่อน
- ตรวจยอดสะสมทั้งปี เพื่อดูว่าใกล้เกณฑ์ VAT หรือยัง
ข้อผิดพลาดที่ร้านค้าเจอบ่อย
- รับโอนเข้าบัญชีส่วนตัวแล้วไม่ได้จด
- ไม่จดค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ เพราะคิดว่าไม่สำคัญ
- นับเงินที่เจ้าของเบิกเป็นค่าใช้จ่ายร้าน
- จดเฉพาะช่วงใกล้ยื่นภาษี
หักค่าใช้จ่ายเหมาหรือตามจริง ควรเลือกแบบไหน
| แบบ | ข้อดี | สิ่งที่ต้องมี |
|---|---|---|
| เหมาตามอัตราในพระราชกฤษฎีกา | ไม่ต้องรวบรวมหลักฐานทุกใบ | บันทึกรายรับให้ถูกต้อง |
| ตามความจำเป็นและสมควร | ถ้าค่าใช้จ่ายจริงสูงกว่าอัตราเหมา อาจหักได้มากกว่า | หลักฐานค่าใช้จ่ายครบและพิสูจน์ได้ |
ร้านที่ต้นทุนสินค้าสูงมักมีค่าใช้จ่ายจริงสูง การทำบัญชีรายรับรายจ่ายตั้งแต่ต้นปีจึงช่วยให้มีข้อมูลเปรียบเทียบ ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนเลือกวิธีในแบบแสดงรายการ
สรุปยอดสิ้นเดือนอ่านอย่างไร
เมื่อจดครบหนึ่งเดือน ให้สรุปเป็นตารางสั้น ๆ สามบรรทัด คือ รายรับรวม ต้นทุนสินค้าบวกค่าใช้จ่ายร้าน และกำไรจากการค้า จากนั้นเทียบกับเดือนก่อน ถ้ายอดขายเพิ่มแต่กำไรลด ให้ดูว่าต้นทุนสินค้าขึ้นราคาหรือมีค่าใช้จ่ายใหม่ ถ้าเงินสดในมือน้อยกว่ากำไร ให้ดูว่ามีลูกค้าค้างจ่ายหรือเจ้าของเบิกใช้มากเกินไปหรือไม่ การอ่านตัวเลขทุกเดือนช่วยให้ตัดสินใจเรื่องราคาและการสั่งของได้เร็วขึ้น
ทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วย XBalance
XBalance ติดตามยอดขาย ค่าใช้จ่าย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสถานะการรับจ่ายเงินในที่เดียว แนบไฟล์หลักฐานกับรายการได้ และหน้าภาพรวมแสดงรายรับ รายจ่าย และกำไรของงวดเทียบเดือนก่อน แพ็กเกจฟรีตลอดชีพไม่ต้องใส่บัตรเครดิต ดูที่ ราคา
สรุป
บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าที่ใช้ได้จริงมีช่องวันที่ รายการ ประเภท ช่องทาง จำนวนเงิน และหลักฐาน จดทุกวัน แยกเงินส่วนตัวออกจากร้าน และสรุปทุกสิ้นเดือน แล้วคุณจะรู้กำไรจริงและมีข้อมูลพร้อมเมื่อถึงเวลายื่นภาษี
XBalance ช่วยจัดระบบข้อมูลและเอกสาร แต่ไม่ใช่การให้คำปรึกษาทางภาษีหรือบัญชี กรณีเฉพาะควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญภาษีของคุณ ข้อมูล ณ ตุลาคม 2569
