บัญชีคู่ (Double-entry) คือวิธีบันทึกบัญชีที่ทุกรายการกระทบอย่างน้อยสองบัญชี ด้านหนึ่งเป็น เดบิต (Dr.) อีกด้านเป็น เครดิต (Cr.) และ ยอดเดบิตต้องเท่ากับยอดเครดิตเสมอ รายการถูกบันทึกครั้งแรกใน สมุดรายวัน แล้วผ่านไปยัง บัญชีแยกประเภท ก่อนรวมเป็นงบทดลองและงบการเงิน
สำหรับห้างหุ้นส่วนและบริษัทในไทย คู่มือของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ระบุว่าต้อง จัดทำบัญชีรายวัน บัญชีแยกประเภท บัญชีสินค้า และบัญชีอื่นตามความจำเป็น โดยเริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียน
บัญชีคู่ คืออะไร ทำไมต้องมีสองด้าน
ทุกธุรกรรมมีสองมุมเสมอ เช่น ขายของได้เงินสด → เงินสดเพิ่ม และ รายได้เพิ่ม การบันทึกทั้งสองมุมทำให้
- ตรวจความผิดพลาดได้ทันที (ถ้าเดบิตไม่เท่าเครดิต แปลว่ามีอะไรผิด)
- รู้ว่าเงินมาจากไหนและไปไหน
- สร้างงบแสดงฐานะการเงินและงบกำไรขาดทุนได้จากข้อมูลชุดเดียว
สมการพื้นฐานคือ สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ
เดบิต เครดิต จำอย่างไร
| หมวดบัญชี | เพิ่มขึ้นบันทึกด้าน | ลดลงบันทึกด้าน |
|---|---|---|
| สินทรัพย์ (เงินสด ลูกหนี้ สินค้า) | เดบิต | เครดิต |
| ค่าใช้จ่าย | เดบิต | เครดิต |
| หนี้สิน (เจ้าหนี้ เงินกู้) | เครดิต | เดบิต |
| ส่วนของเจ้าของ (ทุน) | เครดิต | เดบิต |
| รายได้ | เครดิต | เดบิต |
เดบิต/เครดิตเป็น ตำแหน่งในบัญชี (ซ้าย/ขวา) ไม่ได้แปลว่าดีหรือไม่ดี และไม่เกี่ยวกับบัตรเดบิตหรือบัตรเครดิต
ตัวอย่างการบันทึกบัญชีคู่ (ตัวเลขสมมติ)
หมายเหตุ: ตัวอย่างนี้เป็นกิจการที่ยังไม่ได้จด VAT เพื่อให้เห็นหลักการชัด
1) ขายบริการเป็นเงินเชื่อ 20,000 บาท
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| ลูกหนี้การค้า | 20,000 | |
| รายได้ค่าบริการ | 20,000 |
2) ลูกค้าโอนเงินชำระ 20,000 บาท
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| เงินฝากธนาคาร | 20,000 | |
| ลูกหนี้การค้า | 20,000 |
3) จ่ายค่าเช่าสำนักงาน 8,000 บาท (ไม่รวมเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย ดูได้ที่ บันทึกบัญชีภาษีหัก ณ ที่จ่าย)
| บัญชี | เดบิต | เครดิต |
|---|---|---|
| ค่าเช่า | 8,000 | |
| เงินฝากธนาคาร | 8,000 |
ทุกรายการ เดบิตรวม = เครดิตรวม
สมุดรายวันทั่วไป vs บัญชีแยกประเภท
| สมุดรายวัน (Journal) | บัญชีแยกประเภท (General Ledger) | |
|---|---|---|
| เรียงตาม | วันที่เกิดรายการ | ชื่อบัญชี |
| ตอบคำถาม | วันนี้เกิดอะไรขึ้นบ้าง | บัญชีนี้มียอดคงเหลือเท่าไร |
| ขั้นตอน | บันทึกก่อน | ผ่านรายการจากสมุดรายวันมา |
สมุดรายวันมักแยกเป็นสมุดรายวันเฉพาะ (รับเงิน จ่ายเงิน ซื้อ ขาย) กับ สมุดรายวันทั่วไป สำหรับรายการอื่น เช่น ค่าเสื่อมราคา หรือรายการปรับปรุง
จากบัญชีแยกประเภททุกบัญชี จะได้ งบทดลอง ซึ่งต้องมียอดเดบิตรวมเท่ากับเครดิตรวมก่อนปิดงวด
บัญชีคู่ ต่างจากบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างไร
| บัญชีรายรับรายจ่าย | บัญชีคู่ | |
|---|---|---|
| บันทึก | เงินเข้า–เงินออก | ทุกบัญชีที่ได้รับผลกระทบ |
| เห็นลูกหนี้ เจ้าหนี้ | ไม่ชัด | ชัด |
| ทำงบการเงินได้ | ไม่ได้โดยตรง | ได้ |
ข้อกำหนดที่ควรรู้สำหรับนิติบุคคล (ตามคู่มือ DBD)
- เริ่มทำบัญชี ตั้งแต่วันที่จดทะเบียน
- ปิดบัญชีครั้งแรก ภายใน 12 เดือนนับแต่วันเริ่มทำบัญชี และทุก 12 เดือนหลังจากนั้น
- เก็บบัญชีและเอกสารประกอบ ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี
- ถ้าบัญชีหรือเอกสารสูญหาย ต้องแจ้ง ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบ
รายละเอียดชนิดบัญชีที่ต้องจัดทำเป็นไปตามประกาศของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ควรตรวจฉบับล่าสุดกับ dbd.go.th
ทำบัญชีคู่โดยไม่ต้องจำเดบิต เครดิตเองด้วย XBalance
XBalance เป็นระบบบัญชีคู่จริงตั้งแต่แพ็กเกจฟรี เอกสารขาย-ซื้อ การรับชำระ และภาษีหัก ณ ที่จ่าย จะกลายเป็นสมุดรายวันที่เดบิตเท่ากับเครดิตเสมอ รายการที่ลงบัญชีแล้วไม่ถูกแก้เงียบ ๆ การแก้ไขทำด้วยรายการกลับบัญชีที่อ้างถึงรายการเดิม และดูงบทดลองได้
เริ่มใช้ ฟรีตลอดชีพ ไม่ต้องใส่บัตรเครดิต ดู ราคา หรือ ฟังก์ชันทั้งหมด
สรุป
บัญชีคู่บันทึกทุกรายการสองด้านให้เดบิตเท่ากับเครดิต เริ่มที่สมุดรายวัน ผ่านไปบัญชีแยกประเภท แล้วรวมเป็นงบทดลอง จำตารางหมวดบัญชีกับด้านที่เพิ่มขึ้นได้ ก็บันทึกรายการส่วนใหญ่ได้ถูกต้อง
XBalance ช่วยจัดระบบข้อมูลและเอกสาร แต่ไม่ใช่การให้คำปรึกษาทางภาษีหรือบัญชี กรณีเฉพาะควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญภาษีของคุณ ข้อมูล ณ ตุลาคม 2569
