ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้าเพื่อ แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระ พร้อมรายการสินค้าหรือบริการ เงื่อนไข และวันครบกำหนด ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่หลักฐานว่ารับเงินแล้ว (นั่นคือใบเสร็จรับเงิน) และไม่ใช่ใบกำกับภาษี เว้นแต่จะออกเป็นเอกสารรวมที่มีรายการครบตามกฎหมาย
ส่วน ใบวางบิล คือเอกสารที่ใช้ยื่นรวบรวมใบแจ้งหนี้หลายใบให้ลูกค้าตรวจและนัดวันจ่าย นิยมใช้กับลูกค้าที่จ่ายแบบเครดิตเทอม
ใบแจ้งหนี้ คืออะไร ใช้ตอนไหน
ใช้เมื่อส่งของหรือทำงานแล้ว แต่ ลูกค้ายังไม่จ่ายเงิน ใบแจ้งหนี้ช่วยให้
- ลูกค้ารู้ว่าต้องจ่ายเท่าไร จ่ายเมื่อไร และจ่ายอย่างไร
- ผู้ขายติดตามลูกหนี้ได้ว่าใบไหนค้าง ใบไหนเกินกำหนด
- ฝ่ายบัญชีบันทึกรายได้และลูกหนี้ได้ตรงงวด
ใบแจ้งหนี้ควรมีอะไรบ้าง
ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารทางการค้า ต่างจากใบกำกับภาษี (มาตรา 86/4) และใบรับ (มาตรา 105 ทวิ) ที่มีรายการบังคับในประมวลรัษฎากร ข้อมูลที่ควรมีในทางปฏิบัติคือ
- ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของผู้ขายและลูกค้า
- เลขที่และวันที่ใบแจ้งหนี้
- รายการ จำนวน ราคาต่อหน่วย ส่วนลด ยอดรวม
- VAT (ถ้าจดทะเบียน) และภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่คาดว่าลูกค้าจะหัก (ถ้ามี)
- วันครบกำหนดชำระ และช่องทางชำระเงิน
- เลขอ้างอิงใบเสนอราคาหรือใบสั่งซื้อ (PO)
ใบวางบิล คืออะไร ต่างจากใบแจ้งหนี้อย่างไร
| ประเด็น | ใบแจ้งหนี้ | ใบวางบิล |
|---|---|---|
| หน้าที่หลัก | แจ้งยอดของรายการขายหนึ่งครั้ง | รวบรวมใบแจ้งหนี้หลายใบเพื่อนัดชำระ |
| ใช้เมื่อ | หลังส่งของหรือทำงานเสร็จ | ตามรอบรับวางบิลของลูกค้า เช่น เดือนละครั้ง |
| สิ่งที่ลูกค้าตอบกลับ | จ่ายตามวันครบกำหนด | ลงชื่อรับวางบิลและแจ้งวันนัดจ่าย |
หลายกิจการใช้เอกสารใบเดียวชื่อ "ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล" ก็ได้ ถ้าลูกค้าไม่ได้มีรอบรับวางบิลแยก
ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร
| เอกสาร | บอกอะไร | กฎหมายกำหนดรายการไหม |
|---|---|---|
| ใบเสนอราคา | ราคาที่เสนอก่อนตกลง | ไม่มีแบบบังคับในประมวลรัษฎากร |
| ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล | ยอดที่ลูกค้าต้องจ่าย | ไม่มีแบบบังคับในประมวลรัษฎากร |
| ใบกำกับภาษี | VAT ที่เรียกเก็บ | มี (มาตรา 86/4) |
| ใบเสร็จรับเงิน | รับเงินแล้ว | มี (มาตรา 105 ทวิ) |
ผู้จด VAT: ออกใบกำกับภาษีพร้อมใบแจ้งหนี้เลยได้ไหม
ขึ้นกับว่าความรับผิดในการเสีย VAT เกิดเมื่อไร ประมวลรัษฎากรกำหนดว่า
- ขายสินค้า (มาตรา 78) ความรับผิดเกิดเมื่อ ส่งมอบสินค้า เว้นแต่ก่อนส่งมอบได้โอนกรรมสิทธิ์ ได้รับชำระราคา หรือ ได้ออกใบกำกับภาษี ไปก่อน
- ให้บริการ (มาตรา 78/1) ความรับผิดเกิดเมื่อ ได้รับชำระราคาค่าบริการ เว้นแต่ก่อนรับชำระได้ ออกใบกำกับภาษี หรือได้ใช้บริการไปก่อน
ผลในทางปฏิบัติ: ธุรกิจบริการที่ยังไม่ได้รับเงิน มักออก ใบแจ้งหนี้อย่างเดียว ก่อน แล้วออกใบกำกับภาษีพร้อมใบเสร็จเมื่อรับเงิน เพราะถ้าออกใบกำกับภาษีก่อน ความรับผิดจะเกิดขึ้นทันที ส่วนการขายสินค้าที่ส่งมอบพร้อมใบแจ้งหนี้ มักออกเป็นเอกสาร "ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี" ใบเดียว
หมายเหตุ: หลักทั้งสองมีข้อยกเว้นตามมาตรา 78/3 และกฎกระทรวง ควรตรวจกรณีของกิจการคุณกับกรมสรรพากร
เช็กลิสต์ก่อนส่งใบแจ้งหนี้
- ข้อมูลลูกค้าและเลขผู้เสียภาษีถูกต้อง
- ราคาและเงื่อนไขตรงกับใบเสนอราคาหรือ PO
- คำนวณ VAT และส่วนลดถูกต้อง
- ระบุวันครบกำหนดและช่องทางชำระ
- รู้แล้วว่าควรออกใบกำกับภาษีตอนนี้ หรือรอรับเงิน
ออกใบแจ้งหนี้และติดตามลูกหนี้ด้วย XBalance
XBalance ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จได้ในระบบเดียว ติดตามยอดขาย ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสถานะการรับ–จ่ายเงิน หน้าภาพรวมยังแสดงเงินที่คาดว่าจะเข้าใน 30 วัน แยกตามลูกค้า
เริ่มได้ด้วยแพ็กเกจ ฟรีตลอดชีพ ไม่ต้องใส่บัตรเครดิต ดู ราคา หรือ ฟังก์ชันทั้งหมด
สรุป
ใบแจ้งหนี้ใช้แจ้งยอดที่ต้องจ่าย ใบวางบิลใช้นัดชำระหลายใบพร้อมกัน ใบกำกับภาษีใช้แสดง VAT และใบเสร็จรับเงินยืนยันว่ารับเงินแล้ว ผู้จด VAT ควรดูจุดความรับผิดก่อนตัดสินใจว่าจะออกใบกำกับภาษีพร้อมใบแจ้งหนี้หรือรอรับเงิน
XBalance ช่วยจัดระบบข้อมูลและเอกสาร แต่ไม่ใช่การให้คำปรึกษาทางภาษีหรือบัญชี กรณีเฉพาะควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญภาษีของคุณ ข้อมูล ณ ตุลาคม 2569
