โปรแกรมบัญชีฟรีเป็นทางเลือกแรกของเจ้าของกิจการหลายคนที่เริ่มออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จเอง แต่คำว่าฟรีของแต่ละระบบมีขอบเขตต่างกัน บทความนี้ช่วยให้คุณรู้ว่าควรเช็กอะไรบ้าง และเมื่อไรแพ็กเกจฟรีจะไม่พอสำหรับธุรกิจของคุณ
โปรแกรมบัญชีฟรี เหมาะกับใคร
แพ็กเกจฟรีเหมาะกับกิจการที่ยังมีงานเอกสารไม่มาก และมีคนทำงานเอกสารคนเดียว เช่น
- ฟรีแลนซ์หรือผู้ให้บริการที่ออกเอกสารให้ลูกค้าไม่กี่รายต่อเดือน
- ร้านค้าหรือกิจการเล็กที่เพิ่งเริ่มเปลี่ยนจากสมุดหรือสเปรดชีตมาใช้ระบบ
- เจ้าของกิจการที่อยากลองระบบก่อนตัดสินใจจ่ายเงิน
ถ้ากิจการมีหลายคนต้องออกเอกสารพร้อมกัน หรือมีเอกสารจำนวนมากทุกเดือน ควรดูแพ็กเกจที่รองรับผู้ใช้และเอกสารมากขึ้นตั้งแต่ต้น
สเปรดชีต แพ็กเกจฟรี และแพ็กเกจเสียเงิน ต่างกันอย่างไร
ภาพรวมด้านล่างเป็นลักษณะทั่วไป รายละเอียดจริงขึ้นกับผู้ให้บริการแต่ละราย
| ประเด็น | สเปรดชีต | โปรแกรมบัญชีแพ็กเกจฟรี | แพ็กเกจเสียเงิน |
|---|---|---|---|
| ค่าใช้จ่าย | ไม่มีค่าโปรแกรมเพิ่ม | ไม่มีค่าใช้จ่ายภายในขอบเขตที่กำหนด | มีค่าบริการตามแพ็กเกจ |
| จำนวนผู้ใช้ | แชร์ไฟล์ได้ แต่ควบคุมสิทธิ์ยาก | มักจำกัดจำนวนผู้ใช้ | รองรับผู้ใช้มากขึ้นตามแพ็กเกจ |
| จำนวนเอกสาร | ไม่จำกัด แต่ต้องรันเลขเอง | มักจำกัดต่อเดือน | มากขึ้นหรือไม่จำกัดตามแพ็กเกจ |
| บัญชีคู่และงบทดลอง | ต้องสร้างสูตรเอง | ขึ้นกับระบบ ต้องเช็ก | ขึ้นกับระบบ ต้องเช็ก |
| การส่งออกข้อมูล | เป็นไฟล์อยู่แล้ว | ขึ้นกับระบบ ต้องเช็ก | ขึ้นกับระบบ ต้องเช็ก |
จุดที่ควรให้น้ำหนักที่สุดคือการส่งออกข้อมูลและโครงสร้างบัญชี เพราะเปลี่ยนภายหลังได้ยากที่สุด
เช็กลิสต์ข้อจำกัดของแพ็กเกจฟรี
ก่อนย้ายข้อมูลธุรกิจเข้าระบบใด ให้ถามคำถามเหล่านี้กับแพ็กเกจฟรีของระบบนั้น
- ใช้ได้กี่คน ถ้าวันหนึ่งต้องให้นักบัญชีหรือพนักงานเข้ามาช่วย ต้องอัปเกรดหรือไม่
- ออกเอกสารได้กี่ใบต่อเดือน เทียบกับจำนวนใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จที่ออกจริงในเดือนที่งานเยอะที่สุด
- มีบัญชีคู่หรือแค่รายรับรายจ่าย ระบบที่บันทึกบัญชีคู่และออกงบทดลองได้จะส่งต่อข้อมูลให้นักบัญชีได้ง่ายกว่า
- ส่งออกข้อมูลได้ไหม ข้อมูลต้องดึงออกมาได้ทุกเมื่อ ไม่ใช่เฉพาะแพ็กเกจเสียเงิน
- ฟรีถึงเมื่อไร เป็นช่วงทดลองที่มีวันหมดอายุ หรือเป็นแพ็กเกจฟรีถาวร
- ต้องใส่บัตรเครดิตไหม ระบบที่ไม่ต้องใส่บัตรตอนสมัครช่วยลดความเสี่ยงการถูกตัดเงินโดยไม่ตั้งใจ
เคล็ดลับ: ลองออกเอกสารจริงของเดือนที่ผ่านมาสัก 5–10 ใบในระบบที่กำลังพิจารณา แล้วลองส่งออกข้อมูลออกมาดู จะเห็นข้อจำกัดชัดกว่าการอ่านหน้าราคาอย่างเดียว
เรื่องเอกสารที่กฎหมายกำหนด ไม่ว่าจะใช้ระบบฟรีหรือเสียเงิน
ระบบที่ใช้ไม่ได้เปลี่ยนหน้าที่ทางภาษีของกิจการ ประมวลรัษฎากร มาตรา 105 ทวิ กำหนดให้ผู้ที่ออกใบรับเป็นปกติธุระทำต้นขั้วหรือสำเนาใบรับ และเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ออกใบรับ
ดังนั้นระบบที่เลือกควรเก็บเอกสารย้อนหลังและเรียกดูได้ และคุณควรส่งออกสำเนาเก็บไว้เองเป็นระยะ ถ้าวันหนึ่งเลิกใช้ระบบ ข้อมูลย้อนหลังจะยังอยู่ครบ รายละเอียดเอกสารแต่ละประเภทอ่านต่อได้ที่ ใบเสนอราคา และ ใบกำกับภาษี
ข้อควรระวัง: อย่าเก็บเอกสารภาษีไว้ในระบบเดียวโดยไม่มีสำเนา ถ้าแพ็กเกจฟรีถูกยกเลิกหรือบัญชีถูกปิด อาจเรียกดูเอกสารย้อนหลังไม่ได้
แพ็กเกจฟรีของ XBalance มีอะไรบ้าง
XBalance มีแพ็กเกจฟรีตลอดชีพ ไม่ต้องใส่บัตรเครดิต ขอบเขตของแพ็กเกจฟรีคือ
- ผู้ใช้ 1 คน
- เอกสาร 100 ใบต่อเดือน
- บัญชีคู่และงบทดลอง
- ส่งออกข้อมูลได้เสมอ
ถ้าต้องการผู้ใช้หรือเอกสารมากกว่านี้ ดูรายละเอียดแต่ละแพ็กเกจได้ที่ หน้าราคา และถ้ากำลังเทียบหลายระบบ ใช้ เช็กลิสต์เลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำหรับ SME ประกอบได้
สรุป
โปรแกรมบัญชีฟรีใช้ได้จริงสำหรับกิจการที่งานเอกสารยังไม่มาก ขอให้เช็กจำนวนผู้ใช้ จำนวนเอกสาร บัญชีคู่ และการส่งออกข้อมูลก่อนเริ่ม และเก็บสำเนาเอกสารไว้ตามที่กฎหมายกำหนดเสมอ ถ้าอยากลองระบบที่มีบัญชีคู่ตั้งแต่แพ็กเกจฟรี เริ่มใช้งานฟรีได้
XBalance ช่วยจัดระบบข้อมูลและเอกสาร แต่ไม่ใช่การให้คำปรึกษาทางภาษีหรือบัญชี กรณีเฉพาะควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญภาษีของคุณ ข้อมูล ณ ตุลาคม 2569
