ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร ต้องมีรายการอะไรบ้าง ตามมาตรา 105 ทวิ

ใบเสร็จรับเงินคือเอกสารที่ยืนยันว่า มีการชำระเงินเกิดขึ้นแล้ว ผู้ซื้อใช้เป็นหลักฐานการจ่าย ส่วนผู้ขายใช้เป็นหลักฐานรายรับ

ในวงจรเอกสารขาย ใบเสร็จมักเป็นเอกสารใบสุดท้าย

1. ใบเสนอราคา เสนอราคาก่อนตกลง
2. ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล แจ้งยอดที่ต้องชำระ
3. ใบกำกับภาษี (เฉพาะผู้จดทะเบียน VAT)
4. ใบเสร็จรับเงิน ยืนยันว่ารับเงินแล้ว

มาตรา 105 กำหนดว่า ผู้ขาย ผู้ให้เช่าซื้อ ผู้รับเงิน หรือผู้รับชำระราคา ต้องออกใบรับให้ผู้ซื้อในทันทีทุกคราวที่รับเงิน ไม่ว่าจะมีการเรียกร้องให้ออกหรือไม่

จำนวนเงินขั้นต่ำที่ต้องออกใบรับเป็นไปตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด โดยกฎหมายวางเพดานไว้ดังนี้

• ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT หรือภาษีธุรกิจเฉพาะ: อธิบดีกำหนดเกิน 1,000 บาท ไม่ได้
• กรณีอื่น: อธิบดีกำหนดเกิน 10,000 บาท ไม่ได้

สำหรับผู้จดทะเบียน VAT ที่รับเงินต่อครั้งต่ำกว่าเกณฑ์ มาตรา 105 ตรี ให้ บันทึกยอดรวมเป็นรายวัน ตามแบบที่อธิบดีกำหนด และเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

หมายเหตุ: เกณฑ์ขั้นต่ำที่ใช้จริงอยู่ในประกาศอธิบดี ซึ่งอาจปรับได้ ควรตรวจสอบกับ rd.go.th ก่อนใช้

ใบรับต้องเขียนด้วยตัวเลขไทยหรืออารบิก และอักษรไทย โดยอย่างน้อยต้องมี

นอกจากรายการบังคับ ในทางปฏิบัติควรใส่ชื่อลูกค้า วิธีชำระเงิน และเลขที่เอกสารอ้างอิง (เช่น เลขใบแจ้งหนี้) เพื่อให้ตามรอยได้ง่าย

เช็กลิสต์ก่อนส่งใบเสร็จให้ลูกค้า

• ได้รับเงินแล้วจริง และยอดตรงกับเงินที่เข้า
• มีเลขผู้เสียภาษีและชื่อผู้ออก
• เลขเล่ม/เลขที่ต่อเนื่อง ไม่ซ้ำ
• ลงวันที่ที่ออกใบ
• ระบุรายการสินค้าตามเงื่อนไขของกฎหมาย
• เก็บสำเนาไว้อย่างน้อย 5 ปี

มาตรา 105 ทวิ ให้ผู้ออกใบรับ เก็บต้นขั้วหรือสำเนาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันที่ออกใบรับ

ถ้าออกใบเสร็จจากโปรแกรม ควรเลือกระบบที่ส่งออกข้อมูลและไฟล์ย้อนหลังได้ตลอด จะได้ไม่ติดปัญหาเมื่อต้องเรียกเอกสารเก่า

หลายกิจการออกเอกสารฉบับเดียวที่ใช้เป็นทั้งใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี ถ้าทำแบบนี้ ให้ตรวจว่ามีรายการครบ ทั้ง มาตรา 105 ทวิ และมาตรา 86/4 อ่านรายละเอียดใบกำกับภาษีได้ที่ ใบกำกับภาษี คืออะไร

• ออกใบเสร็จก่อนได้รับเงินจริง ทำให้หลักฐานไม่ตรงกับเงินเข้า ถ้ายังไม่ได้รับเงิน ให้ใช้ใบแจ้งหนี้
• เลขที่เอกสารกระโดดหรือซ้ำ ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังยาก
• ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก ซึ่งเป็นรายการบังคับข้อแรก
• ทำใบเสร็จหายแล้วออกใหม่เป็นใบปกติ แทนที่จะทำตามวิธีของใบแทน ควรตรวจขั้นตอนกับกรมสรรพากร

XBalance เป็นระบบบัญชีออนไลน์ที่ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี และใบเสร็จได้ในที่เดียว เอกสารที่ลงบัญชีแล้วจะกลายเป็นสมุดรายวันที่เดบิตเท่ากับเครดิตเสมอ ติดตามลูกหนี้และสถานะการรับเงินได้ และส่งออกตารางเป็น CSV หรือบันทึกเอกสารเป็น PDF ได้ตลอดเวลา

เริ่มได้ด้วยแพ็กเกจ ฟรีตลอดชีพ ไม่ต้องใส่บัตรเครดิต ดูรายละเอียดที่ ราคา หรือ ฟังก์ชันทั้งหมด

ใบเสร็จรับเงินออกทันทีเมื่อรับเงิน ใส่รายการขั้นต่ำตามมาตรา 105 ทวิ ให้ครบ รันเลขที่ต่อเนื่อง และเก็บสำเนาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี ถ้าใช้เป็นใบกำกับภาษีด้วย ให้ตรวจรายการตามมาตรา 86/4 เพิ่มอีกชุด

XBalance ช่วยจัดระบบข้อมูลและเอกสาร แต่ไม่ใช่การให้คำปรึกษาทางภาษีหรือบัญชี กรณีเฉพาะควรตรวจสอบกับนักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญภาษีของคุณ ข้อมูล ณ ตุลาคม 2569